Eine bürgernahe und mitarbeiterfreundliche Verwaltung. Mit digitalisierten Prozessen, am besten so, wie bei einer Bank. Das war die Vision, mit der Herr Bürgermeister Seibold aus der Gemeindeverwaltung Kirchheim am Neckar an die Hochschule herantrat.
Und man war sich schnell einig. Unter der Leitung der Professorinnen Dr. Schneider und Dr. Schenk wurde 2021 ein Kooperationsforschungsprojekt ins Leben gerufen, das zunächst bis 2026 ausgelegt ist. Im Projektnamen „Zukunftsfähige Gemeindeverwaltung Kirchheim – bürgernah digitalisiert.“ drückt sich aus, was erreicht werden soll.
Unter Beteiligung der Studierenden des Bachelorstudienganges „Digitales Verwaltungsmanagement“ und der beiden Vertiefungsgruppen des Schwerpunktes I im Bachelorstudiengang „Public Management“ wurde im Wintersemester 2021/2022 zunächst die gesamte Gemeindeverwaltung auf den Prüfstand gestellt. Der digitale Reifegrad wurde ermittelt, Geschäftsprozesse analysiert, Schwachstellen identifiziert und Lösungsvorschläge erarbeitet.
Aufsetzend auf mehrere 100 Seiten Erkenntnisgewinn aus dieser umfangreichen Diagnosephase, die die Gemeinde aus eigener Personalkapazität niemals hätte stemmen können, wurden im Sommersemester 2022 die strategischen Initiativen für den Umbau erarbeitet. Alle Geschäftsprozesse sollen nach und nach ausgehend von ihrem jeweiligen aktuellen Reifegrad zukunftsgerichtet optimiert und digitalisiert werden. Dies unter Realisierung von modernen Raumkonzepten und – wo notwendig - Flexibilisierung der Organisationsstruktur. Und immer mit dem Blick auf effiziente Informations- und Kommunikationsprozesse, Wissenssicherung und Wissenstransfer.
Da man nicht überall gleichzeitig beginnen kann, werden nun die ersten Prototypen im Bürgerservice umgesetzt. Eine Drehscheibe „Bürgerservice“ soll entstehen. Auf der die Bürgerdaten nur einmal erfasst und mehrfach genutzt werden. Auf der die Bürger*innen nicht von Zuständigkeit zu Zuständigkeit weiter gereicht werden, sondern nur eine/n Ansprechpartner/in haben. Und das 7 Tage die Woche, 24 Stunden am Tag. Auf der sie auf eine proaktive Verwaltung treffen, die für sie mitdenkt und ihnen Leistungen anbietet oder sie daran erinnert, wenn beispielsweise ihr Ausweis abzulaufen droht. Die ersten Prozesse werden bereits umgebaut. Kindergartenanmeldung, Zuzug, Anmeldung Hundesteuer, Sondernutzung und Ausweisbestellung. Mit einer außerordentlich positiven Resonanz im Gemeinderat, dem der Projektstand am 26.1.2023 präsentiert wurde.
Im kommenden Wintersemester gehen mit uns die nächsten Studierenden mit den nächsten Prozessen an den Start. So schafft die Forschungskooperation einen Mehrwert für beide Seiten. Die Gemeindeverwaltung und die Lehre. Es bleibt spannend.