Studierende entwickeln im Auftrag von Axians Infoma Leitfaden für Digitalisierungsbeauftragte

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung bietet große Chancen, stellt Städte und Gemeinden jedoch auch vor erhebliche Herausforderungen. Um angehenden Digitalisierungsbeauftragten zusätzliche praxisnahe Unterstützung bieten zu können, begleitete Axians Infoma über mehrere Monate ein umfangreiches Forschungsprojekt des Studiengangs Public Management der Hochschule Ludwigsburg. Von September 2024 bis April 2025 entwickelten sieben Studierende unter fachlicher Beratung von zwei Infoma-Consultants aus dem Team #smartverwalten einen detaillierten Leitfaden, der Digitalisierungsverantwortliche in den Kommunen optimal auf ihre vielfältigen Aufgaben vorbereitet. Der Leitfaden entstand auf Basis einer landesweiten anonymen Online-Umfrage unter circa 1.000 Gemeinden und Landratsämtern in Baden-Württemberg, ergänzt durch vertiefende Interviews. Das Ziel war es zunächst, zu verstehen, vor welchen Hürden Digitalisierungsprojekte in den Kommunen stehen. Auf dieser Basis entwickelten die Studierenden dann eine Checkliste, die einen klar strukturierten Einstieg in die Tätigkeit des Digitalisierungsbeauftragten ermöglichen soll und typische Stolpersteine von Beginn an ausräumt.

Die von den Studierenden durchgeführte Online-Umfrage ermöglicht detaillierte Einblicke in die Anforderungen und Herausforderungen, mit denen Digitalisierungsbeauftragte aktuell konfrontiert sind. Ergänzend führten die Studierenden zahlreiche qualitative Interviews mit Mitarbeitenden verschiedener Verwaltungsebenen, die tiefere und praxisnahe Einsichten gewährten und die Grundlage für die Erstellung des umfassenden Leitfadens in Form einer Checkliste bildeten.

Eine vielseitige Orientierungshilfe

Der fertige Leitfaden behandelt ausführlich die relevanten Themenbereiche und bietet eine klare Struktur zur Orientierung. Enthalten ist grundlegendes Wissen zu Verwaltungsstrukturen, wichtigen gesetzlichen Vorgaben wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und detaillierte Empfehlungen zur Vernetzung sowohl innerhalb der Verwaltung als auch überregional. Zudem bietet der Leitfaden eine Übersicht über besonders empfehlenswerte Schulungsangebote, etwa zum „Kommunalen Digitallotsen“ und zum „Digitalisierungskoordinator“.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Leitfadens sind Hinweise auf notwendige Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung, Empathie und Konfliktfähigkeit, da diese Fähigkeiten wesentlich zur Akzeptanz und erfolgreichen Umsetzung digitaler Veränderungen beitragen. Der Leitfaden umfasst zudem konkrete Schritte zur Entwicklung einer eigenen Digitalisierungsstrategie und zur Einbindung der Mitarbeitenden in Veränderungsprozesse.

Unterstützung durch Axians Infoma

Die Zusammenarbeit mit Axians Infoma ermöglichte den Studierenden, praxistaugliche Inhalte zusammenzustellen, die direkt genutzt werden können. Gerade der intensive Austausch während der Projektlaufzeit hat hierbei das Verständnis für die konkreten Herausforderungen der Verwaltungsdigitalisierung erweitert und geschärft.

Die Axians Infoma GmbH ist führender Partner von Kommunen und kommunalen Betrieben, von Rechenzentren sowie kirchlichen Institutionen. Den Kunden ermöglicht das nachhaltige, wirtschaftliche und moderne Produkt- und Dienstleistungsangebot die Bewältigung aktueller und künftiger Herausforderungen.

Die webbasierte Lösung Infoma für die Bereiche Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement sowie Kommunale Betriebe unterstützt die Verwaltungsarbeit prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. Im Zuge dessen spielt auch Künstliche Intelligenz (KI) eine zunehmend wichtige Rolle, um Routinetätigkeiten zu automatisieren und wertvolle Ressourcen für andere Aufgabenbereiche freizusetzen. Ob auf dem eigenen Server, im Rechenzentrum gehosted oder als Cloud-Lösung – über den Einsatz entscheidet der Kunde nach seinen Bedürfnissen. Auf dem Weg zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen übernimmt Axians Infoma auch die konzeptionelle Beratung und begleitet die Kunden bei der Realisierung. Unter dem Motto #smartverwalten ist zudem ein umfassendes Beratungsangebot erhältlich, das durch operatives Prozessmanagement und organisationsübergreifendes Prozessverständnis den Grundstein für erfolgreiches Smart Government legt.

Insgesamt setzen über 1.500 Verwaltungen jeder Größenordnung Infoma Produkte ein, davon über 1000 das Finanzwesen Infoma. Im Bereich Liegenschafts- und Gebäudemanagement stehen rund 400 Kunden auf der Kundenliste. Damit zählt Axians Infoma im Finanzwesen wie im kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagement zu den Marktführern.

Im Rahmen der 2002 gegründeten Infoma partnergroup – einer Kooperation mit innovativen Rechenzentren – vertreiben die Mitglieder die Infoma Produkte sowohl autonom als auch zentral als Fullservice-Dienstleister.

Durch die Kombination mit dem Lösungs- und Beratungsportfolio der Axians Infoma Schwesterunternehmen Axians Infoma (Austria), Axians Infoma Schweiz, Axians Athos, Axians eWaste, Axians IKVS, Axians müllerchur und Axians Public Consulting erhalten Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in Teilen auch schon darüber hinaus die Möglichkeit, alle Aufgaben im Bereich kommunaler Finanzen, Steuerung und Abfallwirtschaft aus einer Hand abzudecken.

Axians Infoma gehört zu Axians, der weltweiten Dachmarke für ICT-Lösungen von VINCI Energies.

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