Verwaltungsverfahrensrechtliche Pflichten im Auswahlverfahren | Öffentlicher Dienst | LUCCA | Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg

So machst du Auswahlentscheidungen im öffentlichen Dienst rechtssicher

Wer im öffentlichen Dienst Stellen besetzt, trägt Verantwortung – nicht nur gegenüber den Bewerberinnen und Bewerbern, sondern auch gegenüber der Rechtsstaatlichkeit und dem Vertrauen in die Verwaltung. Spätestens seit der zunehmenden Zahl von Konkurrentenklagen wissen viele Personalverantwortliche: Auswahlentscheidungen sind kein interner Verwaltungsakt, sondern rechtlich überprüfbare Maßnahmen.

Damit diese Bestand haben, müssen verwaltungsverfahrensrechtliche Pflichten eingehalten werden. Doch was bedeutet das konkret im Auswahlverfahren?

In diesem Beitrag zeige ich dir, was du als Personalverantwortlicher oder als Fachvorgesetzter beachten solltest, um rechtssichere und nachvollziehbare Auswahlentscheidungen zu treffen – und so nicht nur Klagerisiken zu minimieren, sondern auch das Vertrauen in deine Verwaltung zu stärken.

Warum die Einhaltung verwaltungsverfahrensrechtlicher Pflichten so wichtig ist

Häufig unterschätzt: Bereits mit der Bekanntgabe der Auswahlentscheidung – also noch vor der Ernennung – liegt ein Verwaltungsverfahren mit Außenwirkung vor. Damit greift das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG).

Personalstellen und Führungskräfte stehen also nicht nur vor einer „internen Personalentscheidung“, sondern sie müssen ein rechtsstaatlich einwandfreies Verfahren gewährleisten. Das umfasst unter anderem die Einhaltung von Transparenz- und Begründungspflichten sowie die korrekte Dokumentation.

Gerade im Kontext der Bestenauslese nach Art. 33 Abs. 2 GG werden Fehler im Verfahren von unterlegenen Bewerber*innen häufig gerichtlich angegriffen – und immer öfter mit Erfolg.

Ein korrekt durchgeführtes Verfahren schützt daher nicht nur die Bewerberrechte, sondern auch den Dienstherrn selbst vor Reputationsschäden und finanziellen Risiken.

Auswahlentscheidungen als Verwaltungsakte – was heißt das genau?

Sobald der Dienstherr über die Besetzung eines höherwertigen Amtes entscheidet und diese Entscheidung nach außen – etwa gegenüber den Bewerber*innen – kommuniziert, handelt es sich um eine Entscheidung mit Außenwirkung.

Auch wenn die eigentliche Ernennung erst mit Aushändigung der Urkunde rechtswirksam wird, beginnt das Verwaltungsverfahren bereits mit der Auswahlentscheidung.
In diesem Stadium greifen die Vorschriften des VwVfG.

Für Personalverantwortliche heißt das konkret: Form, Begründung, Beteiligung und Transparenz sind keine freiwilligen Good-Practice-Empfehlungen, sondern verbindliche rechtliche Anforderungen.

Die zentralen verwaltungsverfahrensrechtlichen Pflichten im Überblick

Ein wesentliches Element ist der Gleichbehandlungsgrundsatz. Gemäß § 9 VwVfG müssen alle Bewerber*innen nach denselben Kriterien beurteilt werden. Differenzen bei der Bewertung, etwa durch uneinheitliche oder veraltete Beurteilungen, führen schnell zu rechtlicher Angreifbarkeit.

Ein weiterer Kernpunkt ist die sorgfältige Ermittlung des Sachverhalts. Zwar gilt § 24 VwVfG formal nur für bestimmte Verfahren, doch aus dem Bewerbungsverfahrensanspruch und der Bestenauslese folgt: Die Auswahlentscheidung muss sich auf eine aktuelle, vollständige und vergleichbare Tatsachengrundlage stützen.

Dazu gehören:

Aktuelle dienstliche Beurteilungen,
ein belastbarer Leistungsvergleich,
klar definierte Bewertungskriterien, die auf den zu besetzenden Posten zugeschnitten sind.

Ein häufiges Problem in der Praxis ist die unzureichende Begründung der Auswahlentscheidung. Nach § 39 VwVfG muss die Mitteilung an unterlegene Bewerber*innen nachvollziehbar darlegen, warum die Entscheidung so getroffen wurde. Allgemeinplätze wie „der Mitbewerber war besser geeignet“ genügen nicht. Vielmehr muss klar werden, worauf die Bewertung konkret basiert.

Zudem ist es unzulässig, sich pauschal auf eine sogenannte Organisationsentscheidung zu berufen, ohne diese fundiert zu dokumentieren. Hier ist zu beachten, dass jede wesentliche organisatorische Abwägung ebenfalls nachvollziehbar und prüfbar sein muss.

Schließlich ist die Anhörung von unterlegenen Bewerber*innen zwar formal keine zwingende Pflicht (§ 28 VwVfG ist bei Auswahlverfahren nicht unmittelbar anwendbar), aber aus Gründen der Verfahrensfairness und zur Vermeidung von Klagen dringend zu empfehlen. Eine Gelegenheit zur Stellungnahme stärkt die Transparenz und beugt Missverständnissen und Rechtsstreitigkeiten vor.

Zusammenfassung der Pflichten

Gleichbehandlung aller Bewerber*innen
Sorgfältige Ermittlung des Sachverhalts auf aktueller und vergleichbarer Grundlage
Begründungspflicht der Auswahlentscheidung gegenüber unterlegenen Bewerber*innen
Keine pauschalen Verweise auf Organisationsentscheidungen
Empfohlene Anhörung vor finaler Entscheidung

Was macht ein rechtssicheres Auswahlverfahren aus?

Wer als Personalverantwortlicher heute Auswahlentscheidungen trifft, sollte neben der fachlichen Eignung der Bewerberinnen insbesondere den verfahrensrechtlichen Rahmen im Blick behalten.

Ein gutes Auswahlverfahren zeichnet sich durch:

Transparenz der angewandten Kriterien,
eine lückenlose Dokumentation,
Vergleichbarkeit der Beurteilungsgrundlagen,
eine wertschätzende und formell korrekte Kommunikation,
und eine gründliche Vorbereitung aller Entscheidungsschritte aus.

Fazit: Verwaltungsverfahrensrechtliche Pflichten als Fundament für nachhaltige Entscheidungen

Wer diese verwaltungsverfahrensrechtlichen Pflichten ernst nimmt und systematisch umsetzt, stärkt nicht nur die Rechte der Bewerber*innen, sondern auch die Rechts- und Verfahrenssicherheit der eigenen Verwaltung.

Gerade im Hinblick auf die wachsende Zahl an Konkurrentenklagen und die zunehmende Sensibilisierung der Bewerberseite lohnt es sich, Verfahren von Beginn an sauber aufzusetzen und rechtlich belastbar zu dokumentieren.

Verwaltungsverfahrensrecht ist also kein reines „Bürokratiemonster“, sondern ein wertvolles Sicherheitsnetz, auf das du als Personalverantwortliche*r bauen kannst.