• Praesentation Cluster 1 - Virtuelles Rathaus.pdfCluster 1 (bis zu 5.000 Einwohner)
• Praesentation Cluster 3 - Virtuelles Rathaus.pdfCluster 3 (ab 20.000 Einwohner)

Nachfolgend das Fazit unserer Projektgruppe: 

"Die Online-Umfrage und die durchgeführten Experteninterviews bringen viele Informationen zu Tage, die den Alltag der Verwaltungsbehörden in Baden-Württemberg beschreiben. Die Analyse der Antworten in den verschiedenen Clustern ergeben interessante Ergebnisse, die aufzeigen, wie divers sich der Ist-Zustand und die Meinungen in den Kommunen darstellt.

Alle beteiligten Befragten merken dabei die Zeitersparnis bei der Benutzung von Videochat-Tools gegenüber Telefonaten oder E-Mails an. Als weiterer Vorteil wird genannt, dass durch die Kamera sowohl die Mimik als auch die Gestik des Gegenübers erkennbar ist und somit das Gespräch um eine persönlichere Komponente bereichert wird.

Bei Cluster 1 (unter 5.000 Einwohnern) und Cluster 3 (über 20.000 Einwohnern) ist die technische Ausstattung in den Rathäusern vorhanden oder es kann durch gemeinschaftliche Benutzung der Gerätschaften ein vorhandenes Defizit bei den Kommunen ausgeglichen werden. Bei Cluster 2 (zwischen 5.000 und 20.000 Einwohnern) und Cluster 4 (Landratsämter) ist es allerdings so, dass die technische Ausstattung ein Problem darstellt, sogar noch nach zwei Jahren Coronapandemie.

Gerade für die behördeninterne Kommunikation wird der Einsatz von Videochat als effektive Alternative zu persönlichen Besprechungen angesehen. Für den Einsatz mit dem Bürgerkontakt wird es kaum verwendet. Gründe dafür sind, nach den uns vorliegenden Antworten, dass es vor allem die ältere Bürgerschaft bevorzugt, persönlich ins Rathaus zu kommen und bei den kleinen Kommunen das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht vorteilhaft ist. Bei vielen Anträgen ist keine Beratung notwendig oder es handelt sich um einmalige Angelegenheiten wie beispielsweise die Beantragung eines Personalausweises. Viele Bürgerinnen und Bürger wissen auch gar nicht, dass es ein Angebot für ein Videochat-Tool gibt oder fragen nach, ob ein solches Angebot überhaupt vorhanden ist. Durch die nicht vorhandene Nachfrage erachten es einige Rathäuser deshalb nicht als nötig, ein Videochat-Tool für den Bürgerkontakt einzurichten. Oftmals wurde innerhalb der Behörde bisher kein einheitliches Tool festgelegt, geschweige denn konnten sich die Behörden untereinander auf dasselbe Videochat-Tool einigen. Ein Großteil der Behördenmitarbeitenden sieht den Datenschutz als eine große Problematik an, wohingegen mehrere Experten argumentieren, dass es bereits Lösungen hierfür gäbe und man sich damit mehr befassen müsse.

Auf den Einsatz von Videochat-Tools - gerade intern in den Verwaltungsbehörden - möchte keiner mehr verzichten. Sie sind fest in den Behördenalltag integriert. Experten geben daher auch an, dass sich in Zukunft dieser Einsatz immer weiterentwickeln und verbreiten wird.

Zusammengefasst lässt sich bezogen auf die Beantwortung der Forschungsfrage sagen, dass Videochat-Tools vor allem sowohl für die interne Nutzung als auch für die Kommunikation zwischen den Behörden eine gute Ergänzung bieten. Um eine Aussage über die Sinnhaftigkeit des Einsatzes für den Bürgerkontakt treffen zu können, gibt es zum jetzigen Zeitpunkt noch zu wenige Erfahrungswerte und Angaben über das finale Angebot und dessen Ausbaustufe seitens der Benutzungsmöglichkeiten der Tools. Um das Videochat-Tool vollständig in den Service zu integrieren, müsste demnach zunächst die Infrastruktur entwickelt werden und am besten ein landesweit einheitliches Tool eingeführt werden."

Besonders bedanken möchten wir uns bei den Landesverbänden, Gemeindetag, Städtetag, Landkreistag, sowie dem Alumninetzwerk der Hochschule Ludwigsburg. Mit ihren Verteilern konnten wir alle Kommunen und Landratsämter Baden-Württembergs kontaktieren. Darüber hinaus bedanken wir uns bei allen Teilnehmenden.

Der Erfolg lässt sich sehen: Insgesamt haben sich 651 Teilnehmer die Zeit genommen, uns bei der Beantwortung der Frage nach den Einsatzmöglichkeiten von Videochat-Tools in der öffentlichen Verwaltung zu unterstützen.

Nach Beendigung der Umfrage können wir uns nun dem nächsten Schritt, der Auswertung, zuwenden.

Unser Online-Fragebogen wurde mithilfe von verschiedenen Verteilern an alle Kommunen und Landratsämter in Baden-Württemberg versandt. Unterstützung erhielten und erhalten wir weiterhin von mehreren Experten rund um das Thema „Digitalisierung“.

Die interessierten Mitarbeitenden der verschiedenen Behörden haben nun 3 Wochen Zeit ihre Erfahrungen im Fragebogen mitzuteilen.

Stay tuned!

Um die Ergebnisse repräsentativ darzustellen, die Bearbeitung und unsere interne Kommunikation zu erleichtern, haben wir uns in vier verschiedene Cluster unterteilt.                                                     

Nach langer Diskussion haben wir die Hypothese aufgestellt, dass Kommunen mit weniger Einwohnern eine andere Einstellung und andere Voraussetzungen zum Thema Digitalisierung haben als Kommunen mit mehr Einwohnern und Landratsämter.

Wir haben uns schließlich für folgende Unterteilung entschieden:

1. Kommunen mit bis zu 5.000 Einwohnern

2. Kommunen mit 5.000 - 20.000 Einwohnern

3. Kommunen mit mehr als 20.000 Einwohnern

4. Landratsämter

Damit wir ein möglichst breites Meinungsbild zum Thema Videochat-Tools einholen können, haben wir uns dazu entschlossen einen Fragebogen zu erstellen. So geben wir allen Behördenmitarbeitenden in den Kommunen und Landratsämtern eine Möglichkeit zur Meinungsäußerung.

Zusätzlich sollen sowohl Bürgerbefragungen zur Meinungsbildung der Bevölkerung als auch Experteninterviews durchgeführt werden.

Fortsetzung folgt!

Wir sind 13 Studierende des Studiengangs Public Management, die sich im Rahmen des Fachprojekts „virtuelles Rathaus“ die Frage stellen, welche Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung durch den Einsatz von Videochat ersetzt, unterstützt oder ergänzt werden können.

Dabei werden wir von Mischa Allgaier (Lehrbeauftragter für die Module Rechnungswesen, Unternehmen und Beteiligung und New Public Management) betreut.

Unser Ziel ist es einen Beitrag dafür zu leisten, dass Kommunen den Sprung ins digitale Zeitalter erfolgreich bewältigen.

Seid gespannt auf unsere zukünftigen Blogbeiträge!